Cómo manejar tus cuentas pendientes siendo emprendedor / How to Manage Your Outstanding Accounts as an Entrepreneur
Para empezar cualquier negocio, debemos tener un capital inicial o en su defecto solicitar un préstamo para invertir en lo primordial para poder darle forma a nuestra idea. Y es esta segunda opción es la que más se usa, dado que el material, las máquinas, el local u otro, suelen tener un costo que sobrepasa la capacidad de un principiante.
Siendo este el panorama, hay que tener un control estricto sobre los montos y plazos de pago, los intereses que se generan, contactos de proveedores y todo lo relacionado a ello debe estar incluido en el listado del flujo de caja, a los fines de ser tomados en cuenta en la distribución de las ganancias.
Personalmente considero que la importancia que se le debe dar es la misma que a la inversión en mercancía, es decir, se debe tener algo para ofrecer, pero también mantener las cuentas pagas, por lo menos al mínimo, para garantizar una buena relación comercial con los proveedores, entidades bancarias o prestamistas, que nos permita contar con su apoyo en el futuro.
Y cuando por alguna razón no se puede cubrir con los pagos, teniendo cuentas pendientes, la idea no es quedarse en cero, sino revisar los números y encontrar un punto de equilibrio que te permita negociar con aquellos a quienes les adeudas, primeramente conversando al respecto, de manera que se note tu preocupación al respecto y tu interés en solventar la situación.
En muchas ocasiones, la reacción es esconderse o bloquear todo contacto, siendo esto un error enorme que se volcará a futuro en un elemento en contra para el emprendimiento y hasta para la persona responsable del mismo, pues como dice el refrán "cuentas claras, conservan amistades".
Establecer acuerdos es lo más sano para intentar resolver la situación, teniendo en cuenta que debes ser consciente de lo que ofreces, para que se note la seriedad en el compromiso y tu disposición a solventar la situación. Puede que cueste un poco más de lo normal, pero a largo plazo, agradecerás ese plus auto impuesto, que permita que tu emprendimiento siga en pie luego de algún bajón administrativo.
Un truco sencillo que suele ayudar desde el primer momento, es separar a diario un monto para los pagos, luego del cierre de caja. Puede ser algo pequeño (5 al 10% por ejemplo) pero si se hace de manera diaria, termina siendo un fondo que puedes ofrecer como abono a la deuda, bajando la ansiedad que se produce tanto del lado del acreedor como del cobrador.
Importante es que todo se haga por escrito, de manera de no tener malos entendidos que sobrecarguen la relación comercial entre las partes. Exigir recibos de pago, dar comprobantes de depósitos o transferencias que sean la prueba tangible de tu parte, redactar convenios de refinanciación de la deuda, son acciones que servirán para mantener la cordialidad en medio de la situación.
Y dependiendo de la cantidad de deudas, los montos y las necesidades de cada uno, empezar pagando en su totalidad aquellas que son de menor proporción, te dará cierta tranquilidad al momento de revisar los números.
Un caso de estudio
Aunque en el trabajo donde estoy no soy la administradora ni la encargada, me gusta ver como solventan situaciones de este tipo con algunos proveedores que pueden terminar siendo un gran dolor de cabeza.
Muchos al momento de iniciar la relación comercial ofrecen ventajas de todo tipo, con la intención de captar al cliente, pero con el tiempo, las condiciones van cambiando y en muchos casos, el comprador termina con la peor parte.
En estos casos, la dueña del local aplica la fórmula de la reducción: compra menos cantidades, aunque ello implique perder bonificaciones. Reduce la compra solo a aquellos productos con mayor demanda, y aunque los otros se venden en algún momento, al no ser de fácil salida, prefiere dejar de ofrecerlos. Con ello, reduce los montos a pagar, y en algunos casos, termina la relación comercial y busca otro proveedor.
Y en cuanto a los pagos, en muchos casos los financia pagando la mitad y firmando el compromiso del pago restante para la siguiente semana, con ello alarga los plazos y puede generar el dinero poniendo la mercancía en promociones que las hagan más atractivas.
To start any business, we must have initial capital or, failing that, apply for a loan to invest in the essentials needed to bring our idea to life. And it is this second option that is most commonly used, since materials, machinery, business premises, and other expenses often exceed a beginner’s financial capacity.
Given this situation, it’s essential to maintain strict control over payment amounts and deadlines, the interest accrued, supplier contacts, and everything else related to these matters—all of which must be included in the cash flow statement so they can be factored into the distribution of profits.
Personally, I believe this should be given the same priority as investing in inventory—that is, you must have something to offer, but you must also keep your accounts paid, at least to the minimum extent necessary, to ensure a good business relationship with suppliers, banks, or lenders, which will allow you to count on their support in the future.
And when, for whatever reason, you cannot meet your payment obligations and have outstanding balances, the idea is not to let things reach zero, but rather to review the numbers and find a balance that allows you to negotiate with those you owe—first by discussing the matter with them, so they can see your concern and your interest in resolving the situation.
In many cases, the reaction is to hide or cut off all contact, which is a huge mistake that will eventually backfire on the business and even on the person in charge of it, because, as the saying goes, “settling accounts keeps friendships alive.”
Reaching agreements is the healthiest way to try to resolve the situation, keeping in mind that you must be clear about what you’re offering so that your commitment is taken seriously and your willingness to resolve the situation is evident. It may cost a little more than usual, but in the long run, you’ll be grateful for that self-imposed extra effort, which will allow your business to stay afloat after any administrative setbacks.
A simple trick that usually helps right from the start is to set aside a certain amount each day for payments after closing the cash register. It can be a small amount (5 to 10%, for example), but if done daily, it eventually becomes a fund you can use to make payments toward the debt, reducing the anxiety felt by both the creditor and the collection agency.
It’s important to document everything in writing to avoid misunderstandings that could strain the business relationship between the parties. Requesting payment receipts, providing proof of deposits or transfers as tangible evidence on your part, and drafting debt refinancing agreements are steps that will help maintain a cordial relationship throughout the process.
And depending on the number of debts, the amounts, and each person’s needs, starting by paying off the smaller ones in full will give you some peace of mind when you review the numbers.
A Case Study
Although I’m not the administrator or manager at my current job, I like to see how they handle situations like this with certain suppliers who can end up being a major headache.
When starting a business relationship, many suppliers offer all kinds of perks to attract customers, but over time, the terms change, and in many cases, the buyer ends up getting the short end of the stick.
In these cases, the store owner applies the “reduction” strategy: she buys smaller quantities, even if that means losing bonuses. She limits purchases to only those products in highest demand, and although the others may sell eventually, since they don’t move easily, she prefers to stop carrying them. This reduces the amounts she has to pay, and in some cases, she ends the business relationship and looks for another supplier.
As for payments, in many cases she finances them by paying half up front and signing a commitment to pay the remainder the following week; this extends the payment terms and allows her to generate the funds by running promotions that make the merchandise more attractive.
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