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(English version)

A better organization of your home office can boost your productivity

“The other day I visited my friend who is a freelance typist, just to see how she was getting on in her new home office, as she was now working from home. I hadn’t seen her for long, and the last time we met, she had not moved from her old premises yet.

I rang the bell of her house and she opened. I was so glad to see her again. Her new office was a small room, but this was the best she could afford in the current hard economic times. The actual place was a bit dark to be honest, probably due to the fact that the only window was a small opening from where the rays of the sun could just find their way in.

On top of that, she had some pieces of furniture that were huge compared to the actual dimensions of the office, and this made the already limited space of the office look really packed. She invited me to sit in the client’s chair, which was easier said than done, because I could hardly fit in the small space that was left between her desk and the wall. When I asked her about the piles of papers everywhere, which made the place look a real mess, she told me that her cabinets were full and she had nowhere else to put them.”

This is not an uncommon situation and it is faced by many freelance workers who have decided to work from home and, due to lack of adequate space, they struggle to fit everything into the limited area of a small room. So what can be done, so that a freelancer working from home to be able to organize any available work space that is used as a home office in a more efficient manner?

Don’t fill your home office with unnecessary furniture

Try to use just a couple of cabinets where you can put your most necessary files and archives. You don’t need huge lockers looking like skyscrapers, which would transform the place into a warehouse. You only need two to three chairs: one chair for yourself and a couple of chairs for occasional visitors. Your living room could serve as an alternative, where you can accommodate visitors, in case of having meetings with more people.

Get rid of office clutter before it gets out of control

To be able to use fewer filing cabinets, you should keep your office clear from non-essential papers, documents, leaflets, brochures, bills, newspapers, etc. You can only do that by having a strict filing system in place. As soon as you receive mail, you should make up your mind about what deserves your attention and must be kept, and what must go straight into the rubbish basket.

Let more light into your office

Since you work from home, you might have the choice to select one of the most favored rooms in your house, in terms of sunlight, in order to use it as your office. However, if, for example, you have no choice other than the basement, don’t be afraid to spend money and invest in efficient and functional lighting, which, in the end, will increase your productivity and satisfaction that you get from working in your own place.

Keep external disturbance at bay

This is not directly related to the internal organization and decoration of your home office space, unless, of course, you decide to make the room sound-proof. However, it is vital to ensure isolation from any external distraction, such as family, pets or noise from the street, machinery etc, in order to be able to concentrate on your work and produce better results.

(Versión en español)

Una mejor organización de tu oficina en casa puede aumentar tu productividad

"El otro día visité a mi amiga, que es mecanógrafa autónoma, para ver cómo le iba en su nueva oficina en casa, ya que ahora trabaja desde casa. Hacía mucho que no la veía, y la última vez que nos vimos, todavía no se había mudado de su antiguo local.

Toqué el timbre y me abrió. Me alegré mucho de volver a verla. Su nueva oficina era una habitación pequeña, pero era lo mejor que podía permitirse en estos tiempos de crisis económica. La verdad es que el lugar era un poco oscuro, probablemente porque la única ventana era una pequeña abertura por donde apenas entraban los rayos del sol.

Además, tenía algunos muebles enormes en comparación con las dimensiones de la oficina, lo que hacía que el ya de por sí reducido espacio pareciera aún más abarrotado. Me invitó a sentarme en la silla del cliente, lo cual fue más fácil decirlo que hacerlo, porque apenas cabía en el pequeño espacio que quedaba entre su escritorio y la pared. Cuando le pregunté por las pilas de papeles que había por todas partes, que hacían que el lugar pareciera un caos... Un verdadero desastre, me dijo que sus armarios estaban llenos y que no tenía dónde más guardarlos."

Esta situación es bastante común y la enfrentan muchos trabajadores autónomos que han decidido trabajar desde casa y, debido a la falta de espacio adecuado, les resulta difícil acomodar todo en el reducido espacio de una habitación pequeña. Entonces, ¿qué se puede hacer para que un trabajador autónomo que trabaja desde casa pueda organizar de manera más eficiente el espacio de trabajo disponible que utiliza como oficina en casa?

No llenes tu oficina en casa con muebles innecesarios

Intenta usar solo un par de armarios para guardar tus archivos más importantes. No necesitas taquillas enormes que parezcan rascacielos y que conviertan el lugar en un almacén. Solo necesitas dos o tres sillas: una para ti y un par para visitas ocasionales. Tu sala de estar podría servir como alternativa para acomodar a las visitas en caso de reuniones con más gente.

Deshazte del desorden de la oficina antes de que se salga de control

Para reducir el número de archivadores, mantén tu oficina libre de papeles, documentos, folletos, facturas, periódicos, etc., innecesarios. Esto solo se logra con un sistema de archivo riguroso. En cuanto recibas correo, decide qué documentos merecen tu atención y debes conservar, y cuáles debes desechar directamente.

Deja que entre más luz en tu oficina

Dado que trabajas desde casa, podrías elegir una de las habitaciones más luminosas de tu hogar para usarla como oficina. Sin embargo, si, por ejemplo, no tienes más opción que el sótano, no dudes en invertir en una iluminación eficiente y funcional, lo que, a la larga, aumentará tu productividad y la satisfacción que obtienes al trabajar en tu propio espacio.

Mantén a raya las perturbaciones externas

Esto no guarda relación directa con la organización y decoración de tu espacio de trabajo en casa, a menos que, por supuesto, decidas insonorizar la habitación. Sin embargo, es fundamental aislarte de cualquier distracción externa, como la familia, las mascotas o el ruido de la calle, la maquinaria, etc., para poder concentrarte en tu trabajo y obtener mejores resultados.

(Esta publicación fue traducida del inglés al español con Google Translate)