Principios básicos de Ingeniería #001, Gestión de proyectos.

Etapas de la gestión eficaz de proyectos.

Primero lo primero, y esto es saber qué es lo que se va a realizar.

Definición del proyecto, debe ser específica. No podemos dejar espacios a la interpretación, hay que definir desde el color hasta el tamaño.

Luego entramos en la etapa de planificación.

Enumerar las tareas necesarias, toca desglosar de forma minuciosa el proyecto en una serie de actividades.

Estimar tiempos y costos de cada actividad. Aquí es donde haber desglosado el proyecto en diferentes actividades cobra valor, porque es más fácil hacer esta estimación actividad por actividad.

En un diagrama sencillo tratar de visualizar la duración de las actividades. ¿Qué actividades pueden realizarse en paralelo?¿Qué actividades preceden a otra?¿Qué equipos, materiales y personas hacen falta para cada actividad?

¿Si el tiempo de una actividad es mucho? Hay que buscar formas de acelerar el plan, alternativas o vivir con ello.

Diagrama de Gantt. ¿Quién va a hacer qué? y ¿cuánto tiempo se tarda? Bien acomodadito en una tablita de excel, este diagrama será nuestra fiel guía durante la supervisión y ejecución de la obra.

Calcular los requisitos durante el desarrollo del plan, estimación de los recursos necesarios.

Evaluación de riesgos, probabilidades, gravedad y cómo enfrentarlos.

Aprobada la planificación y estudiadas las alternativas se pone en marcha la ejecución del proyecto. En esta etapa es importante un estricto control y supervisión.

Supervisar el progreso del proyecto y que las actividades se vayan realizando a tiempo.

Monitorizar los costes del proyecto y asegurar que se adaptan al presupuesto establecido.

Reprogramar y hacer las modificaciones oportunas en caso de necesitar más tiempo o más dinero y comunicar a los propietarios o jefes inmediatos del proyecto en cuestión. Lo mejor es evitar este paso tratando de apegarse al presupuesto y cronograma inicial.

Evalúa y analiza el proyecto terminado, aprende de los errores, felicita a quién haya destacado y al grupo completo de ser posible. Esta parte es bastante motivadora y puede dejar grandes lecciones de vida.

Fuente
Instructora Clara Vega, Instructor en finanzas y gestión de proyectos.

Para la planificación de un proyecto que involucre a diferentes elementos (Ente contratante, Proveedores, Gerencia del proyecto, Empresa contratista) se recomienda el siguiente hilo:

Reunión inicial, con todos los interesados, conformar el equipo del proyecto, planteamiento del proyecto, recabar información.

Con la información recaudada se procede a la elaboración de la planificación y presentación de la propuesta planteada.

Segunda reunión, aprobar la planificación, actividades, equipos, personal, costes y tiempo necesarios. Consolidar los objetivos. Al fin de está reunión es importante enviar de forma física o digital a todas las personas involucradas en la realización del proyecto, las conclusiones y pautas establecidas.

Si la planificación no es viable, se puede: 1) Disminuir el alcance y calidad del proyecto o 2) Aumentar el presupuesto y fechas establecidas. Como encargado de la gestión de un proyecto no podemos dejar espacio a dudas, si no se puede no se puede. No debemos crear expectativas con respecto al logro de objetivos que no se puedan cumplir en el tiempo establecido o con el presupuesto asignado.

Fuente
Instructor Pedro Lambán Castillo, Facilitador de procesos, gestión de equipos y aprovechamiento del tiempo.

"La construcción e ingeniería civil es lo que me interesa, estoy decidido a ser un profesional de calidad y para ello estoy reafirmando mi aprendizaje y dejando para las futuras generaciones."