Hace tres años se crearon las primeras Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MiPyMEs) en Cuba. Muchos de estos negocios han nacido motivados por el entusiasmo de emprendedores que buscaban una vía alternativa a la empresa estatal para poner en práctica sus proyectos. Los estudios sobre fuentes de abastecimiento de materias primas y materiales, la adquisición de activos, las opciones de mercado, la necesidad de empleados; fueron remplazados por las ansias de aprovechar la nueva oportunidad brindada por el decreto ley que autorizó la creación de este tipo de empresas. Es por eso que no es difícil encontrarnos con MiPyMEs fundadas en la base de la improvisación.
Después de tanto tiempo, sin que las sociedades mercantiles de capital privado formaran parte del entramado empresarial de la isla, era de esperar que la falta de experiencia hiciera acto de presencia en el proceso. Los nuevos empresarios han tenido que autogestionarse la capacitación, y sobre todo, ir aprendiendo en la marcha, a través del ejercicio práctico de la actividad. Los grupos de ayuda en redes sociales han aportado también lo suyo.
English Version
CAN MSMES DO WITHOUT ACCOUNTANTS?
Three years ago, the first Micro, Small and Medium Enterprises (MSMEs) were created in Cuba. Many of these businesses were born out of the enthusiasm of entrepreneurs who were looking for an alternative to state-owned enterprises to implement their projects. Studies on sources of supply of raw materials and materials, the acquisition of assets, market options, the need for employees; were replaced by the desire to take advantage of the new opportunity provided by the decree law authorizing the creation of this type of enterprises. That is why it is not difficult to find MSMEs founded on the basis of improvisation.
After such a long time, without private capital companies being part of the island's business network, it was to be expected that the lack of experience would make its presence felt in the process. The new entrepreneurs have had to self-manage their training and, above all, learn as they go along, through the practical exercise of the activity. Support groups on social networks have also contributed to the process.
La contabilidad, un elemento fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa, se encuentra entre las carencias más significativas de los negocios nacientes. Muchas MiPyMEs se han constituido sin disponer de personal contable en su plantilla o contratar el servicio a empresas especializadas en este campo. Los dueños de dichos negocios, a veces, sostienen el criterio de que basta con una contabilidad de “bodeguero” para tener en regla sus cuentas.
Existen empresarios que, sin una formación contable, estiman ser suficientes para llevar la contabilidad de sus negocios, restándole así importancia a la actividad. Lo toman como algo secundario, en lo que no merece la pena gastar recursos. Los licenciados y técnicos medios en contabilidad y finanzas, no en balde, reciben una formación de varios años. Como mínimo, podemos catalogar de ingenuo, creer que prescindir de su servicio no tendrá consecuencias. Lamentablemente, el reconocimiento del error cometido, en ocasiones, llega demasiado tarde para poder enmendar el daño causado.
English Version
Accounting, a fundamental element for the proper functioning of any company, is one of the most significant shortcomings of start-up businesses. Many MSMEs have been set up without having accounting personnel on staff or contracting the service to companies specializing in this field. The owners of these businesses sometimes hold the view that a “warehouse keeper's” accounting is enough to keep their accounts in order.
There are businessmen who, without any accounting training, consider that they are sufficient to keep the accounts of their businesses, thus downplaying the importance of the activity. They take it as something secondary, on which it is not worth spending resources. It is not by chance that graduates and mid-level technicians in accounting and finance have been trained for several years. At the very least, it is naïve to believe that dispensing with their services will have no consequences. Unfortunately, the recognition of the mistake made sometimes comes too late to make amends for the damage caused.
También las nuevas MiPyMEs han recibido la herencia negativa de las empresas estatales, donde el trabajo contable no es valorado adecuadamente. A pesar de contar con departamentos de Contabilidad, muchas veces, su principal objetivo, es cumplir con la entrega al organismo superior, de la información de los cierres de períodos. De esta forma se desaprovecha el potencial de su labor para influir en la toma de decisiones al interior de la empresa.
El volumen reducido de transacciones que en un inicio puede tener la MiPyME puede fundamentar la idea de la poca utilidad de contratar personal contable. A medida que se va complejizando la actividad financiera de la empresa, se adquieren los compromisos fiscales, es necesario llevar el control de los gastos para maximizar los ingresos; el trabajo del contador se hace más valioso.
Escribo desde mi experiencia ejerciendo en una empresa que ofrece servicios de teneduría de libros, donde los principales clientes son MiPyMEs. En el tiempo que llevamos laborando han llegado hasta nosotros, en busca de asesoramiento, empresarios que iniciaron sus negocios sin el personal contable adecuado. Esto los llevó a tener incumplimientos de sus obligaciones fiscales, que se tradujeron en multas significativas. Otros clientes se han acercado buscando nuestros servicios por la necesidad de elaborar análisis de rentabilidad, fichas de costos, estados financieros, entre otras informaciones, que exigen de la pericia del personal especializado en el área contable.
English Version
The new MSMEs have also received the negative legacy of state-owned companies, where accounting work is not adequately valued. In spite of having accounting departments, many times their main objective is to comply with the delivery of period-end closing information to the superior organism. In this way, the potential of their work to influence decision making within the company is wasted.
The reduced volume of transactions that the MSME may have at the beginning may support the idea that hiring accounting personnel is not very useful. As the company's financial activity becomes more complex, fiscal commitments are acquired, and it is necessary to control expenses in order to maximize income, the accountant's work becomes more valuable.
I am writing from my experience working in a company that offers bookkeeping services, where the main clients are MSMEs. In the time we have been working, entrepreneurs who started their businesses without the proper accounting staff have come to us for advice. This led to non-compliance with their tax obligations, which resulted in significant fines. Other clients have approached us seeking our services due to the need to prepare profitability analyses, cost sheets, financial statements, among other information, which require the expertise of specialized personnel in the accounting area.
El empleo de las tecnologías de la información y los sistemas automatizados de gestión contable-financiera son una importante herramienta que los contadores ponen en función de mejorar la eficiencia de su trabajo. En nuestro negocio utilizamos un sistema de creación nacional conocido como Versat-Sarasola. Este sistema incluye diferentes módulos interrelacionados entre sí que almacena su información a una base de datos relacional.
Lo anterior demuestra que poner en manos de personal especializado el manejo de la contabilidad de la empresa reporta grandes beneficios. La información que procesa y presenta el área contable permite tomar mejores decisiones, nos posibilita ahorrar tiempo y recursos. El registro contable, correcto y oportuno de los hechos económicos minimiza los riesgos financieros y fiscales de la empresa.
Entre los que me leen, conozco que hay emprendedores que han creado sus empresas privadas y llevan tiempo ejerciendo su actividad. Sería interesante poder leer en los comentarios sus experiencias personales en el tema tratado en esta publicación. ¿Creen ustedes que se puede prescindir de los contadores y lograr el buen funcionamiento de un negocio?
English Version
The use of information technologies and automated accounting-financial management systems are an important tool that accountants use to improve the efficiency of their work. In our business we use a nationally developed system known as Versat-Sarasola. This system includes different interrelated modules that store their information in a relational database.
The above demonstrates that putting the management of the company's accounting in the hands of specialized personnel brings great benefits. The information processed and presented by the accounting area allows us to make better decisions and saves time and resources. The correct and timely accounting record of economic facts minimizes the company's financial and tax risks.
Among those who read me, I know that there are entrepreneurs who have created their private companies and have been in business for some time. It would be interesting to read in the comments your personal experiences on the subject discussed in this publication. Do you believe that it is possible to do without accountants and achieve the proper functioning of a business?
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