[프로젝트 시작 유형]
프로젝트가 시작되는 방법으로 IT관점에서 가장 바람직한 것은 IT 중장기 전략을 수립해 단계적으로 시스템을 구축하는 것이다. IT 중장기 전략 수립하는 프로젝트를 ISP(Information Strategy Planning)라 한다.
ISP란 회사의 경영전략을 뒷받침하기 위해 필요한 IT시스템의 중장기적인(3~5년) 청사진을 만드는 활동을 말하는데, 시스템을 어떤 순서로 만들고 비용이 얼마나 필요하고 누가 어떻게 시스템을 관리할지를 문서로 작성한다.
ISP는 크게 환경분석, 현황분석, 미래 모델 정립의 세가지로 나눌 수 있다. 환경분석에는 업무 환경 분석과 정보 환경 분석이 있는데, 업무 환경 분석은 회사의 사업 영역과 관련된 주변 비즈니스 환경을 분석하는 것이다. 예를 들어 정보보안 솔루션을 판매하는 회사라면 외국과 국내 경쟁회사의 정보보안 솔루션 판매 전략, 과금 체계, 인력 운영 방식 등을 조사하는 것이다. 정보 환경 분석은 회사 사업과 관련된 정보 기술이 외부에서 어떻게 사용되고 있는지 그리고 최신 기술이 무엇인지 조사하는 것이다. 예를 들어 영업 사원들의 업무를 지원하기 위한 시스템에 스마트폰, AI, 클라우드 기술이 어떻게 사용되고 있는지를 조사하는 것이다.
현황 분석은 회사의 업무와 정보시스템의 현재 상태를 분석하는 것이다. 업무 프로세스 분석은 회사의 업무 절차가 어떤 과정으로 진행되는지 사람, 업무, 데이터의 흐름을 도표와 그림으로 정리하는 것이다. 정보시스템 분석은 현재 회사에서 사용하는 정보시스템을 어플리케이션, 데이터, 장비와 네트워크로 나누어 체계적으로 정리하는 것이다.
마지막으로 미래 모델 정립 과정은 다음과 같다. 먼저 현황 분석을 통해 나온 문제를 해결하기 위해 개선과제를 도출하고 현재 시점에서 개선과제를 수행하기 위해 필요한 것들을 찾아내는 갭(Gap)분석을 실시한다. 다음으로 개선과제를 통해 변화하는 업무프로세스와 정보시스템 그리고 이를 관리하기 위한 정보관리체계를 다시 그려본다.
이제 마지막으로 모든 과제를 수행하기 위해 필요한 인력, 기간, 비용을 구체적으로 계산하고 개선효과를 정량적으로 제시하는 최종산출물인 실행계획을 만든다.
[단계별 기획서]
ISP는 3~5년 동안 구축할 시스템에 대한 체계적인 계획을 수립하는 것이다. 영업지원시스템 고도화에 대한 ISP를 수립했다고 가정해보자. 1차 년도에는 스마트 영업지원시스템을 구축하고, 2차년도에는 인공지능 기술을 활용해 영업전략시스템을 고도화하는 인공지능 영업지원시스템을 구축한다. 마지막으로 3차년도에는 인공지능 기술을 활용해서 영업전략을 수립하는 인공지능 영업전략시스템을 구축하는 계획을 수립하게 된다.
프로젝트 기획서는 단계별로 구축하는 시스템에 대한 보다 세부적인 계획서를 만들어 경영진을 설득하고 비용 지출의 근거를 만드는 문서작업이다. 프로젝트 기획서에는 조직, 일정, 비용, 범위에 대한 계획이 구체적을 나와 있어야 한다. 담당자는 프로젝트 기획서를 작성하기 위해 전문 업체에게 정보를 요청하는 RFI(Request For Information)를 이메일, 공문서 형식으로 보내 정보를 수집한다.
[단계별 기획서 비교 ]
프로젝트 기획서는 사업개요, 현행업무분석, 목표 업무 설계, 자원 소요 계획, 정보화 효과 분석 과 같이 다섯 단계로 구성된다. 프로젝트 기획서에 들어가는 내용은 회사, 업무, 담당자에 따라 약간 차이가 있지만 핵심적인 내용은 아래 그림과 같이 다섯 단계로 구성된다.
프로젝트 기획서의 구성
사업 개요는 사업을 왜 하는 지에 대한 설명과 목표 업무에 대한 요약을 제시하는 부분이다. 왜에 대한 답변은 추진 배경 및 필요성에 간단하면서도 명료하게 써야 한다. 몇 줄의 내용을 짧게 말하지만, 이 부분에서 상대방을 설득하지 못한다면 다음 부분에 대해 흥미를 잃을 수 있기 때문이다. 서비스 내용은 앞으로 새롭게 사용할 수 있는 시스템이 제공하는 기능에 대해 간단하게 설명하는 부분이다. 수 많은 기능을 제공하지만 핵심적인 기능을 한 두 줄에 압축해서 전달한다. 사업 범위는 새롭게 구축되는 시스템이 커버할 수 있는 업무 범위와 기능을 키워드를 사용해 2~3줄로 설명한다.
현행 업무 분석 및 문제점 부분에는 현재 회사에서 수행하고 있는 업무의 종류와 이를 위해 사용하고 있는 정보시스템 현황을 표와 그림을 사용해서 정리한다. 동사와 형용사 보다는 명사를 사용해 간단명료하게 정리해야 한다. 현황이 정리가 됐으면, 현재 문제점을 기술하고 이를 해결할 수 있는 방법을 제시한다.
목표 업무 설계는 앞에서 제시한 해결 방안에 대해 시스템으로 어떻게 구현할지 구체적으로 제시한다. 시스템 구축과 함께 새롭게 바뀌는 정보시스템과 업무를 개념도를 사용해서 간략하게 설명한다.
자원소요계획은 시스템을 구축하는데 필요한 인력, 예산, 시간을 구체적으로 제시한다. 인력은 시스템을 발주하고 프로젝트를 감독하고 마지막으로 검수하는데 책임을 질 수 있는 조직과 사람에 대해 설명한다. 예산은 시스템 구축에 필요한 하드웨어, 패키지 소프트웨어 그리고 어플리케이션 개발에 필요한 비용을 전문 업체가 보내 준 견적서를 바탕으로 작성한다. 시간은 프로젝트를 시작해서 종료까지 소요되는 전체 시간을 주단위로 계획한다.
마지막으로 정보화 효과 분석은 시스템을 구축해서 회사가 얻을 수 있는 가치를 정성적, 정량적으로 설명한다. 정성적 효과는 회사 이미지 개선, 직원 만족도 개선 등과 같이 숫자로 표현하기 어렵지만 느낌으로 알 수 있는 것들이다. 정량적 효과는 필요 인력 2명 감축, 년간 10억원 예산 절감할 수 있다는 것과 같이 숫자로 정확하게 표현할 수 있는 것들이다. 효과 분석은 정성적 지표보다는 가급적이면 정량적 지표를 사용해야만 경영진을 효과적으로 설득할 수 있다.
경영진을 설득하는데 가장 중요한 것은 비용이다. “이렇게 좋아집니다” 얘기하면 항상 경영진은 “그래서 얼마가 드는데?” 라고 물어본다. 프로젝트를 성공적으로 구축하는 가장 큰 열쇠는 합리적인 가격에 최상의 시스템을 구축하는 것이다.
프로젝트 비용 산정은 크게 두 가지로 나뉜다. 하나는 프로그래머가 회사를 위해 맞춤형 솔루션을 만드는 어플리케이션 개발이고 다른 하나는 이미 만들어진 제품을 구매하는 상용 솔루션 구매이다.
[어플리케이션 비용 산정]
먼저 어플리케이션 개발 비용 산정에는 M/M(Man Month)과 FP(Function Point)기법이 있는데, M/M은 투입 입력 중심으로 비용을 산정하는 기법이다. 프로젝트에 어느 수준(초/중/고/특급)의 인력을 얼마 동안 투입해야 고객이 요청하는 시스템을 개발할 수 있는지를 산정하는 것이다. 한국소프트웨어산업협회에서 매년 수행하는 SW 임금 실태조사를 기반으로 SW 기술자 평균 임금을 알려주고 있으므로 이 자료를 기반으로 비용을 산정하는 것이 가장 일반적인 방법이다.
[Function Point 산정 절차]
[하드웨어 및 소프트웨어 패키지 도입]
하드웨어 및 소프트웨어 패키지 도입할 때는 기술지원확약서의 개념을 알아야 한다. 일반적으로 제품 구매를 희망하는 회사는 기존에 거래가 있던 업체에게 견적을 의뢰하게 되는데 보통 2~3개 업체에게 문의를 한다. 구매 부서에서는 견적의 객관성을 보장하기 위해 최소 2개 업체의 견적서를 요구하기 때문에 여러 업체에게 문의하게 된다.
하드웨어 및 소프트웨어 패지키를 구매할 때는 이런 업계의 관행을 항상 염두에 두고 어떤 업체에게 견적을 의뢰할 지 신중하게 결정해야 한다.
