Hola, este es el segundo de una serie de posts sobre Calidad, Medioambiente y Prevención de Riesgos Laborales que tengo pensado realizar.
Después de acabar mi máster en sistemas integrados de gestión (calidad, medioambiente, prevención de riesgos laborales y responsabilidad social corporativa) empecé a trabajar en un departamento de calidad, es por ello que he decido empezar a hablar de los temas que me apasionan: calidad, medioambiente y PRL.
Hoy vamos a hablar de otra herramienta para determinar las causas de los problemas que pueden darse en una organización, los Análisis de Pareto.
Vilfredo Pareto fue un sociólogo y economista italiano de principios del siglo XX que al realizar un estudio sobre la distribución de la propiedad de la tierra observó que aproximadamente el 20% de los terratenientes eran propietarios del 80% de las tierras.
Al intentar extrapolar esta relación a otros aspectos de la vida diaria se dio cuenta que en la mayoría de los casos se seguía dando está proporción, dando lugar a la regla del 80-20, según la cual, en muchos casos:
El 80% de los efectos, está producido por el 20% de las causas
Si aplicamos esta regla a la resolución de problemas podemos observar que los defectos o las posibilidades de mejora dependientes de causas variadas suelen estar influidos en mucha mayor proporción por un pequeño número de causas, y que corrigiendo éstas se obtienen unos resultados casi totales.
La corrección de un pequeño número de causas nos da lugar a la resolución de la mayor parte de los efectos.
Esta idea inicial, dio lugar al análisis de Pareto, que es una comparación cuantitativa y ordenada, es decir jerarquizada, de elementos o factores según su contribución a un determinado efecto.
La representación gráfica de los resultados obtenidos es lo que denominamos diagrama de Pareto.
El objetivo de la comparación es clasificar dichos elementos o factores en dos categorías:
a) Pocos Vitales
Elementos muy importantes, debido a que su contribución al efecto es muy elevada.
Los pocos vitales forman aquel 20% de causas, que dan lugar al 80% de los efectos.
b) Muchos Triviales
Elementos pocos importantes, porque sus contribuciones al efecto son muy bajas.
Los muchos triviales son el resto de causas que dan lugar a efectos mínimos, o muy poco importantes con respecto a los provocados por los poco vitales.
Algunos de los usos más importantes de esta herramienta se encuentran detallados a continuación:
Identificación de los productos o servicios susceptibles de ser analizados para su mejora.
Búsqueda sistemática de problemas o errores en los procesos de la organización.
Identificación de oportunidades de mejora.
Facilita el modo de establecer un orden a la hora de aplicar las soluciones encontradas para un determinado problema, permitiendo centrarse en aquellas que nos den mayores resultados.
Evaluación de los resultados obtenidos al aplicar una mejora.
El modo de aplicación del análisis de Pareto es el que se muestra a continuación:
Recopilar datos
Definir el efecto cuantificado y medible sobre el que se quiere priorizar.
Disponer de una lista completa de elementos que contribuyan al efecto estudiado.
Conocer la magnitud de la contribución de cada elemento o factor al efecto estudiado. Para ello habrá que hacer una toma de datos o un análisis de datos ya existentes.
Calcular Contribuciones Parciales y Totales
Anotar para cada elemento la magnitud de su contribución.
Ordenar los elementos de mayor a menor según la magnitud de su contribución, creando una lista ordenada con los elementos jerarquizados.
Calcular la magnitud total del efecto como suma de las magnitudes parciales.
Calcular Porcentaje y Porcentaje Acumulado para cada Elemento
El porcentaje de la contribución de cada elemento:
% = (magnitud del elemento/magnitud total del efecto) x 100
El porcentaje acumulado para cada elemento se calcula sumando a cada elemento de la lista el porcentaje del elemento anterior.
Trazar y rotular ejes del diagrama
En el eje vertical izquierdo se representa la magnitud de cada factor, que irá de 0 al valor del efecto total.
En el eje horizontal se representan los diferentes factores que estemos considerando.
En el eje vertical derecho se representa la magnitud de los porcentajes acumulados de cada factor, que tendrá lógicamente como techo el 100%.
Dibujar gráfico de barras
El gráfico de barras representa el efecto de cada factor contribuyente.
La altura de cada barra es igual a la contribución de cada elemento, medida en:
Magnitud, por medio del eje vertical izquierdo.
Porcentaje, por medio del eje vertical derecho.
Trazar Gráfico Lineal
Este gráfico lineal representa los porcentajes acumulados.
Se debe marcar sobre cada factor el punto correspondiente a su porcentaje acumulado.
A continuación unimos los puntos con segmentos rectilíneos, que nos dan el gráfico lineal de porcentajes acumulados.
Separar “poco vitales” de “muchos triviales”
Trazar una línea vertical que separe el diagrama en dos partes. A la izquierda quedarán aproximadamente el 20% de las causas, que nos dan lugar al más o menos al 80% de efectos.
El gráfico de línea, de los porcentajes acumulados, crece hasta adquirir una tendencia horizontal. La zona de crecimiento es la que situamos a la izquierda de la línea que marcamos en esta etapa.
En el caso de los porcentajes, el acumulado de los factores a la izquierda de la línea será aproximadamente del 80%.
Identificar los elementos que denominamos “poco vitales”, que han quedado a la izquierda de la línea.
Algunas de las dificultades que aparecen en la aplicación del análisis de Pareto se detallan a continuación:
La frontera entre los elementos “poco vitales” y “muchos triviales” puede ser difusa. Como orientación suele estar alrededor del 80%.
Si no realizamos una clara distinción entre las categorías puede ocurrir que:
Todos los factores tengan una contribución similar.
Sean necesarios más de la mitad de los factores estudiados para sumar el 80%.
En estos casos parece que esta herramienta no se ajusta los datos, y el principio descrito por Pareto no aplica. En la práctica, tan sólo en contadas ocasiones esto es cierto. En la mayoría de los casos basta con una definición más precisa de cada categoría o una clasificación diferente.
Si uno de los “pocos vitales” es la categoría “varios”, se debe profundizar en la toma de datos y análisis de estos para poder llegar a una mayor concreción en los resultados.
Vamos a aplicar la metodología del análisis de Pareto a un ejemplo. En este caso, estudiamos los problemas detectados en las solicitudes de tarjetas de crédito de un banco.
Se ha detectado una serie de errores y se han contabilizado el número de veces que este ha ocurrido:
| Tipo de error | número de errores |
|---|---|
| Falta la firma del cliente | 6 |
| Dirección postal incorrecta | 39 |
| Escritura a mano illegible | 35 |
| Ya era cliente | 12 |
| Otros | 3 |
| TOTAL | 95 |
Se ordenan los datos de mayor a menor, y se procede a calcular el porcentaje total y el acumulado.
| Efecto | Magnitud | %del total | % Acumulado |
|---|---|---|---|
| Dirección postal | 39 | 41,1% | 41,1% |
| Escritura a mano ilegible | 35 | 36,8% | 77,9% |
| Ya era cliente | 12 | 12,6% | 90,5% |
| Falta la firma del cliente | 6 | 6,3% | 96,8% |
| Otros | 3 | 3,2% | 100,0% |
| Total | 95 | 100,0% |
Se procede a dibujar el gráfico de barras que representa el efecto de cada valor, así como el gráfico lineal de porcentajes acumulados.
Separación los “pocos vitales” de los “mucho triviales”, determinaremos sobre que elementos deberemos actuar prioritariamente.
Video y explicación para realizar pareto en excel
A la vista del diagrama vemos que los “pocos vitales” en este caso son:
Dirección postal incorrecta
Escritura a mano ilegible
A la hora de implantar soluciones, debemos dirigirnos hacia una concienciación de los clientes, para que consignen de forma correcta y clara sus datos personales, o más simple aún, puede que el espacio disponible en el formulario sea insuficiente.
A la vez podemos tratar de implantar un nuevo sistema de recogida de datos, por ejemplo mediante un centro gratuito de atención telefónica, que ayudaría a paliar los problemas.
Bibliografía:
Pareto
Pareto
Pareto
Enlances de interés:
Asq - American Society for quality
AEC - Asociación Española para la calidad
CQI-IRCA - Chartered Quality Proffesional
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