Hin und wieder benötigt man eine Liste. In diesem Fall ist es die Liste für ein Klassentreffen. Im entsprechenden Jahrgang waren vor vielen Jahren 166 Personen. Normalerweise fängt in so einem Fall jemand an, auf einem Stück Papier Namen, E-Mails und Telefonnummern zu sammeln. Vielleicht gibt es auch Bilder.
Die nächste Organistationsstufe ist oft ein Microsoft Excel Sheet oder ein Google Doc. Das Excel Sheet muss per E-Mail verschickt werden und ist nie aktuell, das Google Doc liegt bei Google. Bei 166 Personen wollen natürlich ein paar Ihre Daten nicht bei Google haben und ein paar andere wollen keine Excel Sheets benutzen. Wikis sind auch nicht gut weil alle editieren können, viele überfordert sind und oft keiner etwas findet. Besonders strukturiert sind Wikis naturgemäss auch nicht. WhatsApp ist praktisch für die erste Kommunikation per Smartphone, aber viele benutzen kein Smartphone, aus Prinzip. Ausserdem will man ja Bilder sammeln und Geschichten und vielleicht weitere Events gestalten.
Wie kriegt man das Remote organisiert? Die erstaunlich einfache Lösung bot das Content Management System Drupal und hier im Blog skizziere ich den Weg.
Die grösste Herausforderung bei so einer Liste ist natürlich die Sicherheit der Daten. Sie dürfen nur nach einer Anmeldung sichtbar sein.
Bei Novatrend lässt sich Drupal einfach über das Kundencenter installieren.
Bei anderen Hosting Services lässt sich Drupal natürlich auch installieren, hier der Link zur entsprechenden Dokumentation (https://www.drupal.org/docs/8/install).
Drupal ist mittlerweile bereits im Core (genau wie Joomla) mehrsprachig unterwegs. Um eine andere Sprache für die Oberfläche zu aktivieren, musst du die Module Language und Interface Translation aktivieren.
Anschliessend kannst du in der Konfiguration die gewünschten Sprachen hinzufügen, in diesem Fall ist es nur Deutsch.
Da wir auch Bilder hochladen wollen, müssen wir sicher stellen, dass diese Bilder nicht öffentlich im Netz stehen, sondern über Drupal ausgeliefert werden. Daher muss in der settings.php Datei dieser Eintrag erfolgen:
$settings['file_private_path'] = '...';
Einen ausführlichen Überblick gibt die Drupal Dokumentation (https://www.drupal.org/docs/8/modules/skilling/installation/set-up-a-private-file-path).
In Drupal lassen sich sehr einfach Inhaltstypen und Felder hinzufügen. In diesem Fall sind die Benutzer aber 1 zu 1 mit den Daten verbunden und da bietet es sich an, zusätzliche Benutzerfelder anzulegen.
Drupal 8 beinhaltet bereits alle notwendigen Feldtypen wie Link, Telefon, Text, etc. Die Felder müssen angelegt, konfiguriert und angeordnet werden.
Bei den Bilddateien musst du darauf achten das private Dateiverzeichnis auszuwählen.
In Drupal lässt sich die Reihenfolge der Felder im Bearbeitungsformular und in der Profilansicht bearbeiten.
Ich arbeite bei internen Sites gern mit dem responsiven Bootstrap Theme. Es sieht sauber aus, lässt sich leicht anpassen, ist responsiv und läuft gut auf Smartphones und Tabletts.
Einfach installieren und aktivieren.
Die eingegebenen Daten lassen sich im Benutzerprofil einsehen, aber wir wollen ja eine Liste. Drupal bringt im Core das Views Modul (Ansichten) mit. Damit lässt sich aus den Benutzerdaten eine Liste zusammenstellen. Das Views Bootstrap Modul bietet auch in Views responsive Bootstrap Tabellen.
Wichtig ist das gewünschte Format, in meinem Fall die Bootstrap Tabelle und die Einschränkung des Zugriffs der Ansicht auf Angemeldete Benutzer.
Damit sich niemand auf der Seite anmeldet, ist es wichtig die Registrierung neuer Benutzerkonten nur einem Administrator zu erlauben.
Um nun den armen Administrator zu entlasten, lege ich eine Benutzerrolle für Helfer an (Benutzerbearbeiter) und erlaube ihnen, alle Benutzer bearbeiten und anlegen zu können.
Die Benutzer für die Helfer legt der Administrator an und ordnet die entsprechende Rolle zu.
Die Benutzer werden, wenn sie gefunden werden oder sich melden, bei Bedarf angelegt, können sich selbst einloggen und ihre Daten selbst pflegen. Die Personenliste entsteht dadurch gewissermassen automatisch und ist immer auf dem neuesten Stand.
Zusätzlich zum Drupal nutzen ein Teil der beteiligten Personen eine WhatsApp Gruppe zur Kommunikation.
Auch wenn es anfangs übertrieben schien, Drupal für eine doch eher einfache Aufgabe zu nutzen, stellte sich schnell heraus, dass die Entscheidung gut war. Heute werden auf der Site bereits zukünftige Events geplant und unabhängige Alumni Netzwerke sind Gold wert :)
tl;dr: Drupal 8 bietet Flexibilität von Anfang an und unbegrenzte Möglichkeiten in der Zukunft
